De tus huéspedes sabemos solo lo que hace falta.
Dónde viven los datos, quién los ve, cuánto se quedan y qué pasa fuera de la Unión Europea. Con todas las letras, porque es la pregunta que nos hace todo el mundo.
Qué pasa entre la pregunta y la respuesta
Cuatro pasos, y solo uno lleva tus contenidos fuera de la Unión Europea.
El huésped escribe
Escanea el QR de la habitación y el chat se abre en el navegador. No se registra, no deja un correo, no crea una cuenta: a la pregunta no va pegado ningún nombre.
La pregunta se encuentra con tus contenidos
Horarios, servicios, normas de la casa y todo lo que hayas subido están indexados en servidores de la Unión Europea. La búsqueda semántica saca los fragmentos que hacen falta para responder.
El modelo redacta la respuesta
La pregunta y esos fragmentos van al modelo de lenguaje, que es OpenAI, en Estados Unidos. Es el único paso en el que un fragmento de tus contenidos sale de la Unión Europea.
La respuesta vuelve al chat
El huésped la lee y, si hace falta, lanza una solicitud. La conversación y la solicitud se quedan en tu alojamiento, en la Unión Europea, y las ve tu personal.
Dónde vive cada dato
Línea por línea, sin meterlo todo debajo de la palabra «seguridad».
| Dato | Dónde está | Quién lo ve |
|---|---|---|
| Los contenidos que subes, y el índice en el que busca el asistente | Unión Europea | Tu personal. Los fragmentos van al modelo en el momento de responder |
| Los archivos, las imágenes y los documentos que subes | Unión Europea | Tu personal, y los huéspedes para los que publiques |
| Las conversaciones con el asistente y las solicitudes | Unión Europea, copias de seguridad incluidas | Propietario y Recepción, según el rol |
| Los fragmentos enviados al modelo para redactar una respuesta | Estados Unidos, en OpenAI | El proveedor del modelo, que no los usa para entrenarlo |
| Los datos de facturación de tu alojamiento | Unión Europea y Estados Unidos | El proveedor de pagos y nuestra administración. Las tarjetas no pasan por nosotros |
| Las direcciones IP y los datos de conexión de quien usa la aplicación | Red global, de un proveedor con sede en Estados Unidos | El proveedor de la red, que protege el tráfico |
| Las reservas y los datos de contacto de quien reserva, con Reservations | Unión Europea, copias de seguridad incluidas | Propietario y Recepción, según el rol |
| Los emails a quien reserva y las invitaciones al check-in online | Estados Unidos | El servicio de correo, que los entrega |
| Los datos de identidad del check-in online, cifrados campo por campo | Unión Europea, hasta el envío a Alloggiati Web | Tu personal, y la Policía de Estado italiana, que los recibe del portal |
| Los datos personales de tu huésped, con el Concierge | No existen | Nadie |
La línea más corta de la tabla.
Es la única entrada a la que no le corresponde ni un lugar ni una persona, y es la que mantiene corto todo el resto de esta página.
Para abrir el chat, el huésped escanea el QR de la habitación. No le pedimos el nombre, no le pedimos un correo, no tiene que crear una cuenta y no tiene que instalar nada. Con el Concierge, una lista de tus huéspedes en nuestro lado no existe.
Lo que queda es la conversación: la pregunta que hizo, la respuesta que recibió, la habitación desde la que escribía y el idioma en el que hablaba. A tu personal le sirve para atender la solicitud y a ti para entender qué te piden, y está dentro de tu alojamiento igual que estaría una hoja detrás del mostrador.
Si un huésped escribe su propio nombre dentro de un mensaje, ese mensaje es un contenido de tu alojamiento como cualquier otro, con las mismas reglas de esta página. Pero no es algo que le hayamos pedido nosotros.
¿Y cuando el huésped reserva, o hace el check-in?
Ahí la fila del huésped ya no queda vacía: quien reserva te deja un contacto, y Alloggiati Web pide sus datos personales. Son dos funciones, y sus datos se mantienen separados.
Quien pide una habitación desde el widget de tu web deja nombre y email, y el teléfono si quiere, y las fechas de la estancia pasan al calendario. Están donde está el resto de la aplicación, en la Unión Europea, copias de seguridad incluidas, y los ve tu personal según el rol. Los emails de confirmación salen desde un servicio de correo en Estados Unidos.
Los datos de contacto de quien ha reservado, correo y teléfono, se borran doce meses después de la salida. Nombre, fechas e importes se quedan durante los cinco años de conservación administrativa, o más si así lo configuras, y después se borran también.
El check-in online, que se activa en cualquier plan, recoge lo que pide Alloggiati Web: nombre, apellidos, sexo, fecha y lugar de nacimiento y nacionalidad de cada huésped, y el documento solo de quien viaja solo, del cabeza de familia y del jefe de grupo. Cada campo está cifrado, el modelo de OpenAI no los recibe nunca y ninguna otra función los usa. Fotos o copias del documento no las recoge.
Se borran solos en las dos horas siguientes a que Alloggiati Web acepte la ficha, en veinticinco horas si la reserva se cae o la verificación en recepción no sale bien, y en tres días desde la salida si el formulario se quedó a medias. Un envío con resultado incierto no se borra solo: te lo señalamos en el informe mensual y decides tú. Se quedan, cifrados, los justificantes del portal, que demuestran que se cumplió la obligación.
Lo que te ponemos por escrito
No son buenas intenciones: están en el acuerdo de tratamiento de datos, que es público y que puedes leer ahora mismo.
En concreto
- Tus contenidos no entrenan el modelo. Vale para nosotros y para el proveedor, con las opciones contractuales que excluyen el entrenamiento sobre los datos enviados.
- Los datos están en la Unión Europea, copias de seguridad incluidas. Fuera pasan solo el modelo de OpenAI, el servicio que envía los emails y la red que protege el tráfico, y el DPA los enumera uno a uno con las cláusulas que los regulan.
- Los datos de un alojamiento no salen nunca de ese alojamiento: el aislamiento vale también para la búsqueda del asistente, y hay pruebas automáticas que lo verifican en cada despliegue.
- Los datos de identidad del check-in online no llegan nunca al modelo, y nuestro personal de soporte no los ve ni siquiera cuando trabaja en tu cuenta.
- Cifrado en tránsito, y en reposo para los datos que lo requieren. Las credenciales del personal se guardan de forma no reversible.
- Si hay una brecha te lo decimos en 48 horas, con lo que sabemos y con lo que estamos haciendo.
- Dentro del alojamiento decides tú quién ve qué. Propietario y Recepción tienen permisos distintos, y cada persona puede asignarse a un departamento.
Treinta días, doce meses o veinticuatro
Depende del plan, y es la misma cifra que encuentras en las tarifas.
- 30 díasPlan Essential
- 12 mesesPlan Plus
- 24 mesesPlan Premium
Esos son los techos máximos, y puedes bajarlos desde los ajustes. Hasta ahí la conversación se queda en el historial, pero sin nombre: el nombre del huésped, si tu equipo lo ha escrito en la estancia, se borra pocas horas después del check-out, junto con el código de acceso. Al cumplirse el techo se borran también las conversaciones, incluido lo que el asistente recordaba de ellas, y quedan las estadísticas, que son números y no personas.
Si algún día lo dejas y nos pides que eliminemos la cuenta, tienes treinta días para exportar todo desde el panel. Después eliminamos: ver los tres planes
Este sitio y la aplicación son dos cosas distintas
Hasta aquí hemos hablado de la aplicación, la de los documentos y los proveedores que acabas de leer. El sitio que estás leyendo es otra cosa, con una política propia.
Aquí arriba están las estadísticas de Google, y si rellenas el formulario de contacto tu solicitud pasa por un servicio de correo y tu dirección puede llegar, en forma cifrada, a las herramientas publicitarias que usamos. Con ella viajan también tu dirección IP y el nombre del navegador, y esos sin cifrar: sirven para reconocer que la solicitud viene de quien había visto el anuncio. Algunos de esos proveedores están fuera de la Unión Europea, y las etiquetas que los afectan se activan solo si has dado el consentimiento desde el aviso.
Hay una excepción, y es el control antispam del formulario de contacto. Para saber si al otro lado hay una persona envía tu dirección IP y el nombre del navegador a un servicio en Estados Unidos, y se activa incluso cuando no has dado ningún consentimiento: es la medida que mantiene el formulario libre de envíos automáticos. Ese proveedor también está en la política de privacidad.
Nada de esto afecta a tus huéspedes: son dos sistemas separados, y quien escanea un QR en una habitación no pasa por aquí. La lista completa de los proveedores del sitio, con el país de cada uno, está en la política de privacidad.
Las preguntas que llegan de la oficina que lleva el registro.
¿Los contenidos de mi alojamiento entrenan la inteligencia artificial?
No. El modelo recibe la pregunta del huésped y los fragmentos de tus contenidos que hacen falta para responder, y los usa para redactar esa respuesta concreta. Las API de empresa con las que trabajamos excluyen el uso de esos datos para el entrenamiento, y es el comportamiento previsto en el contrato, no una casilla que alguien de aquí tenga que acordarse de marcar.
Necesito el DPA para el registro de tratamientos. ¿Dónde lo encuentro?
Es público, con la lista de subencargados y de medidas de seguridad al final: lo lees y lo descargas en app.consergio.ai/legal/dpa, y es el mismo documento que aceptas al registrar el alojamiento. Está en inglés, que es la única versión que existe. Si necesitas una copia firmada, escribe a info@consergio.ai.
¿Quién es el responsable del tratamiento de los datos de mis huéspedes?
Tu alojamiento. Los contenidos que subes y las conversaciones que tus huéspedes tienen con el asistente siguen siendo tuyos, y nosotros los tratamos para hacerte funcionar el servicio: en los términos del RGPD tú eres el responsable y nosotros el encargado. Es el acuerdo de tratamiento el que lo pone por escrito.
El acuerdo puedes leerlo ahora mismo.
El DPA es público y lleva al final la lista de subencargados y de medidas de seguridad. Los tres documentos existen en italiano y en inglés, así que en español los leerás en inglés: preferimos decírtelo antes de que los abras. Si a tu oficina le queda una pregunta que no resuelven, háznosla.
¿Necesitas una copia firmada? Escribe a info@consergio.ai