Dei tuoi ospiti sappiamo solo quello che serve.
Dove stanno i dati, chi li vede, per quanto restano, e cosa passa fuori dall'Unione Europea. Detto per esteso, perché è la domanda che ci fanno tutti.
Cosa succede fra la domanda e la risposta
Quattro passaggi, e uno solo porta i tuoi contenuti fuori dall'Unione Europea.
L'ospite scrive
Inquadra il QR della camera e la chat si apre nel browser. Non si registra, non lascia un'email, non crea un account: alla domanda non è attaccato nessun nome.
La domanda incontra i tuoi contenuti
Orari, servizi, regole della casa e quello che hai caricato stanno indicizzati su server in Unione Europea. La ricerca semantica tira fuori i pezzi che servono a rispondere.
Il modello compone la risposta
La domanda e quei pezzi vanno al modello linguistico, che è OpenAI, negli Stati Uniti. È l'unico passaggio in cui un frammento dei tuoi contenuti lascia l'Unione Europea.
La risposta torna in chat
L'ospite legge, e se serve fa partire una richiesta. Conversazione e richiesta restano nella tua struttura, in Unione Europea, e le vede il tuo staff.
Dove vive ogni dato
Riga per riga, senza raggruppare tutto sotto la parola “sicurezza”.
| Dato | Dove sta | Chi lo vede |
|---|---|---|
| I contenuti che carichi, e l'indice su cui l'assistente cerca | Unione Europea | Il tuo staff. Gli estratti vanno al modello nel momento della risposta |
| I file, le immagini e i documenti che carichi | Unione Europea | Il tuo staff, e gli ospiti per quelli che pubblichi |
| Le conversazioni con l'assistente e le richieste | Unione Europea, backup compresi | Titolare e Reception, secondo il ruolo |
| Gli estratti mandati al modello per comporre una risposta | Stati Uniti, su OpenAI | Il fornitore del modello, che non li usa per addestrarlo |
| I dati di fatturazione della tua struttura | Unione Europea e Stati Uniti | Il fornitore dei pagamenti e la nostra amministrazione. Le carte non passano da noi |
| Gli indirizzi IP e i dati di connessione di chi usa l'applicazione | Rete globale, di un fornitore con sede negli Stati Uniti | Il fornitore della rete, che protegge il traffico |
| Le prenotazioni e i recapiti di chi prenota, con Reservations | Unione Europea, backup compresi | Titolare e Reception, secondo il ruolo |
| Le email a chi prenota e gli inviti al check-in online | Stati Uniti | Il servizio di posta, che le consegna |
| I dati d'identità del check-in online, cifrati campo per campo | Unione Europea, fino all'invio ad Alloggiati Web | Il tuo staff, e la Polizia di Stato, che li riceve dal portale |
| I dati personali del tuo ospite, con il Concierge | Non esistono | Nessuno |
La riga più corta della tabella.
È l'unica voce a cui non corrisponde né un luogo né una persona, ed è quella che rende breve tutto il resto di questa pagina.
Per aprire la chat l'ospite inquadra il QR della camera. Non gli chiediamo il nome, non gli chiediamo un'email, non deve creare un account e non deve installare niente. Con il Concierge, un elenco dei tuoi ospiti da noi non esiste.
Quello che resta è la conversazione: la domanda che ha fatto, la risposta che ha avuto, la camera da cui scriveva e la lingua in cui parlava. Serve al tuo staff per evadere la richiesta e a te per capire cosa ti chiedono, e sta nella tua struttura come starebbe un foglio dietro al banco.
Se poi un ospite scrive il proprio nome dentro un messaggio, quel messaggio è un contenuto della tua struttura come gli altri, con le stesse regole di questa pagina. Ma non è una cosa che gli abbiamo chiesto noi.
E quando l'ospite prenota, o fa il check-in?
Lì la riga dell'ospite non resta vuota: chi prenota ti lascia un recapito, e Alloggiati Web vuole le generalità. Sono due funzioni, e i loro dati restano separati.
Chi chiede una camera dal widget sul tuo sito lascia nome ed email, e il telefono se vuole, e le date del soggiorno finiscono nel calendario. Stanno dove sta il resto dell'applicazione, in Unione Europea, backup compresi, e li vede il tuo staff secondo il ruolo. Le email di conferma partono da un servizio di posta negli Stati Uniti.
I contatti di chi ha prenotato, email e telefono, si cancellano dodici mesi dopo la partenza. Nome, date e importi restano per i cinque anni della conservazione amministrativa, o di più se lo imposti tu, e poi si cancellano anche quelli.
Il check-in online, che si attiva su ogni piano, raccoglie quello che chiede Alloggiati Web: nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita e cittadinanza di ogni ospite, e il documento solo per chi viaggia da solo, per il capofamiglia e per il capogruppo. Ogni campo è cifrato, il modello di OpenAI non li riceve mai e nessun'altra funzione li usa. Foto o copie del documento non ne raccoglie.
Si cancellano da soli entro due ore da quando Alloggiati Web acquisisce la schedina, entro venticinque ore se la prenotazione salta o la verifica in reception non va a buon fine, ed entro tre giorni dalla partenza se il modulo è rimasto a metà. Un invio dall'esito incerto non si cancella da solo: te lo segnaliamo nel report mensile e decidi tu. Restano, cifrate, le ricevute del portale, che dimostrano l'adempimento.
Cosa ti mettiamo per iscritto
Non sono buone intenzioni: stanno nell'accordo sul trattamento, che è pubblico e che puoi leggere adesso.
Nel concreto
- I tuoi contenuti non addestrano il modello. Vale per noi e per il fornitore, con le opzioni contrattuali che escludono l'addestramento sui dati inviati.
- I dati stanno in Unione Europea, backup compresi. Fuori passano solo il modello di OpenAI, il servizio che spedisce le email e la rete che protegge il traffico, e il DPA li elenca uno per uno con le clausole che li regolano.
- I dati di una struttura non escono mai dalla struttura: l'isolamento vale anche per la ricerca dell'assistente, e ci sono test automatici che lo verificano a ogni rilascio.
- I dati d'identità del check-in online non arrivano mai al modello, e il nostro personale di assistenza non li vede nemmeno quando lavora sul tuo account.
- Cifratura in transito, e a riposo per i dati che la richiedono. Le credenziali dello staff sono conservate in forma non reversibile.
- Se c'è una violazione te lo diciamo entro 48 ore, con quello che sappiamo e quello che stiamo facendo.
- Dentro la struttura decidi tu chi vede cosa. Titolare e Reception hanno permessi diversi, e ogni persona può essere assegnata a un reparto.
Trenta giorni, dodici o ventiquattro mesi
Dipende dal piano, ed è la stessa cifra che trovi nel listino.
- 30 giorniPiano Essential
- 12 mesiPiano Plus
- 24 mesiPiano Premium
Quelli sono i tetti massimi, e puoi abbassarli dalle impostazioni. Fino a lì la conversazione resta nello storico, ma senza nome: il nome dell'ospite, se il tuo staff l'ha scritto sul soggiorno, si cancella poche ore dopo il check-out, insieme al codice d'accesso. Allo scadere del tetto si cancellano anche le conversazioni, compresa la memoria che l'assistente ne aveva, e restano le statistiche, che sono numeri e non persone.
Se un giorno smetti e ci chiedi di cancellare l'account, hai trenta giorni per esportare tutto dalla dashboard. Poi cancelliamo: vedi i tre piani
Questo sito e l'applicazione sono due cose diverse
Finora abbiamo parlato dell'applicazione, quella con i documenti e i fornitori appena elencati. Il sito che stai leggendo è un'altra cosa, con un'informativa sua.
Qui sopra ci sono le statistiche di Google, e se compili il modulo contatti la tua richiesta passa da un servizio di posta e la tua email può arrivare, in forma cifrata, agli strumenti pubblicitari che usiamo. Insieme all'email partono anche il tuo indirizzo IP e il nome del browser, e quelli non sono cifrati: servono a riconoscere che la richiesta arriva da chi aveva visto l'annuncio. Alcuni di questi fornitori stanno fuori dall'Unione Europea, e i tag che li riguardano partono solo se hai dato il consenso dal banner.
C'è un'eccezione, ed è il controllo antispam del modulo contatti. Per capire se dall'altra parte c'è una persona manda il tuo indirizzo IP e il nome del browser a un servizio negli Stati Uniti, e parte anche quando non hai dato nessun consenso: è la misura che tiene il modulo libero dagli invii automatici. Anche quel fornitore è elencato nell'informativa.
Niente di tutto questo tocca i tuoi ospiti: sono due sistemi separati, e chi inquadra un QR in camera non passa da qui. L'elenco completo dei fornitori del sito, con il paese di ciascuno, sta nell'informativa.
Le domande che arrivano dall'ufficio che tiene il registro.
I contenuti della mia struttura addestrano l'intelligenza artificiale?
No. Il modello riceve la domanda dell'ospite e gli estratti dei tuoi contenuti che servono a rispondere, e li usa per comporre quella risposta lì. Le API business con cui lavoriamo escludono l'uso di quei dati per l'addestramento, ed è il comportamento previsto dal contratto, non una casella che qualcuno da noi deve ricordarsi di spuntare.
Mi serve il DPA per il registro dei trattamenti. Dove lo trovo?
È pubblico, con l'elenco dei sub-responsabili e delle misure di sicurezza in fondo: lo leggi e lo scarichi da app.consergio.ai/legal/dpa, ed è lo stesso documento che accetti quando registri la struttura. Se ti serve una copia firmata scrivi a info@consergio.ai.
Chi è il titolare del trattamento dei dati dei miei ospiti?
La tua struttura. I contenuti che carichi e le conversazioni che i tuoi ospiti hanno con l'assistente restano tuoi, e noi li trattiamo per farti funzionare il servizio: nei termini del GDPR sei il titolare e noi il responsabile. È l'accordo sul trattamento a metterlo per iscritto.
L'accordo puoi leggerlo adesso.
Il DPA è pubblico e porta in fondo l'elenco dei sub-responsabili e delle misure di sicurezza. Se il tuo ufficio ha una domanda a cui non risponde, falla a noi.
Ti serve una copia firmata? Scrivi a info@consergio.ai