Le domande che ci fanno davvero.
Quelle che ci arrivano al telefono e via mail, raccolte per argomento e con la risposta per esteso.
Come risponde
Che cos'è un concierge digitale?
È un assistente virtuale che prende il posto della guida cartacea in camera e della domanda al banco. L'ospite gli scrive nella sua lingua, lui risponde con le informazioni della tua struttura e, quando la richiesta ha bisogno di una persona, la manda al reparto giusto. Ci si arriva dal QR code in camera, con il browser del telefono.
Che differenza c'è fra ConSergio e un chatbot?
Un chatbot risponde e si ferma lì. ConSergio porta a termine: prenota il transfer, manda la richiesta di late check-out al reparto che se ne occupa e fa vedere all'ospite lo stato che avanza fino a evasa. E le risposte vengono dai contenuti che hai caricato tu, più le fonti esterne che decidi di accendere.
Se l'assistente dà un'informazione sbagliata, chi ne risponde?
Le risposte le scrive un modello di intelligenza artificiale a partire dai tuoi contenuti, e come ogni sistema di questo tipo può sbagliare: i termini di servizio lo dicono, e dicono anche cosa garantiamo e cosa no. In pratica a te restano due cose. Tenere aggiornati i contenuti, perché un orario sbagliato nella dashboard diventa un orario sbagliato in chat, e si corregge lì. E non affidargli le informazioni da cui dipende la salute di qualcuno, come allergeni, intolleranze e farmaci: su quelle l'ospite deve parlare con una persona.
Quando l'assistente cerca fuori dai miei contenuti?
Solo se lo accendi tu, dalle impostazioni, alla voce della ricerca su fonti esterne. Lì scegli per cosa: ristoranti, attrazioni, trasporti, eventi, negozi. Decidi anche il raggio e quali siti ammettere o escludere. E anche accesa, l'assistente la usa solo quando la risposta non sta nei tuoi contenuti. Quando una risposta usa un risultato esterno, accanto c'è il link da cui viene, così l'ospite sa che non l'hai scritto tu e può controllarlo.
Come fa a sapere come funziona casa mia?
Con quello che gli hai dato tu: le istruzioni della tua unità, gli orari, i posti che consigli. Su come funziona la casa non improvvisa, quindi non racconta ai tuoi ospiti cose che lì dentro non esistono. Per quello che c'è fuori dalla porta può cercare anche ristoranti ed eventi in zona, se accendi tu la ricerca su fonti esterne, e accanto alla risposta l'ospite trova il link da cui viene.
E se un ospite chiede qualcosa a cui non sa rispondere?
Non inventa: lo dice e gira la richiesta a te, con scritto cosa ha chiesto e da quale unità. Quelle domande finiscono anche nello storico, così vedi cosa manca alla tua guida e lo aggiungi una volta per tutte.
Devo stare attaccato al telefono?
No, è il contrario. Le domande ricorrenti si chiudono in chat senza passare da te, e una notifica ti arriva solo per quello che richiede una persona: una perdita d'acqua, un codice che non funziona, un cambio d'orario.
Cosa succede alle richieste arrivate di notte?
Restano in bacheca finché qualcuno non le prende. Chi entra al mattino trova la colonna delle nuove già piena, con camera, lingua e orario di ogni richiesta, invece di ricostruire la notte dai foglietti.
Quando l'ospite prenota in chat, chi conferma?
Il tuo staff. L'assistente prima chiede all'ospite se vuole procedere, poi manda la richiesta in bacheca e gli dice che la struttura gli risponde. Se il ristorante è fuori, la telefonata la fa chi prende la richiesta, come oggi. L'ospite segue lo stato nell'app, da ricevuta a evasa, quindi sa quando il tavolo è suo.
Il programma di animazione cambia ogni giorno: posso aggiornarlo da solo?
Sì, e si aggiorna alla fonte. L'assistente risponde con i contenuti che hai caricato tu, quindi cambi il programma dalla dashboard e da quel momento è quello che si sentono rispondere gli ospiti, in qualunque lingua lo chiedano. Chi ha la chat già aperta legge la versione nuova al messaggio dopo.
Posso correggere una risposta che non mi convince?
Sì, e si corregge alla fonte: l'assistente risponde con i contenuti che gli hai dato, quindi modifichi l'informazione nella dashboard e da lì in poi risponde nel modo nuovo. Nello storico trovi anche le domande rimaste senza risposta, che sono i buchi da riempire.
Dal lato dell'ospite
L'ospite deve pagare o registrarsi?
Mai. L'ospite non paga nulla nel sistema e non deve registrarsi né fornire dati personali. Il prezzo che dai a un servizio lo vede prima di chiederlo, e quando la richiesta è evasa entra nelle statistiche e nel conto della camera che trovi al check-out. L'incasso resta tuo, come lo fai oggi.
Chi ha fotografato il QR può usarlo anche dopo il check-out?
Se non accendi niente, sì: il QR è un indirizzo, e chi ce l'ha apre la chat. Per questo c'è l'accesso protetto, nelle impostazioni dell'app ospite: chat e richieste chiedono il codice di conferma del soggiorno in corso, che dai tu all'ospite, cambia a ogni soggiorno e scade poche ore dopo il check-out. Dopo cinque tentativi sbagliati si blocca per un po'. Le pagine informative restano aperte, quindi un codice del portone che cambi a ogni ospite salvalo come contenuto “solo assistente”: lo usa la chat, e nelle pagine non compare. E una persona sola non può consumarti i messaggi: la chat ferma chi scrive a raffica, e il tetto del mese puoi abbassarlo quando vuoi.
L'ospite può prenotare la camera dalla chat?
Dipende da quale chat. In quella dell'app, durante il soggiorno, no: lì l'ospite chiede informazioni e prenota i servizi, dalla SPA al transfer. Dal widget sul sito della struttura invece chi visita vede le camere libere per le sue date e manda la richiesta di prenotazione, che arriva nella dashboard e la conferma il tuo staff. Il widget si attiva con Reservations sui piani Plus e Premium.
Non toglie il rapporto con gli ospiti?
Toglie le domande a cui rispondi meccanicamente, che sono quelle che ti tengono al telefono mentre gli ospiti sono a tavola. Il tempo che si libera torna dove serve, cioè con loro.
Il QR funziona anche in piazzola, dove il Wi-Fi non prende?
Sì. La chat è una pagina web che si apre nel browser del telefono, quindi va con il Wi-Fi del campeggio come con la connessione dati dell'ospite: basta che ne funzioni una delle due. Se copri con il Wi-Fi solo le zone comuni, il QR sulla colonnina resta utile lo stesso.
E se in baita il telefono non prende?
Allora ConSergio non fa al caso tuo, e preferiamo dirtelo adesso. L'ospite inquadra il QR dopo il check-in e apre una pagina nel browser del telefono, quindi una linea serve: il Wi-Fi della baita basta, e dove prende la rete mobile basta quella. Dove non c'è nessuna delle due non c'è niente da far funzionare, e l'abbonamento resterebbe lì.
In quante lingue risponde l'assistente?
Nella lingua in cui gli scrive l'ospite, e sono più di cinquanta: i tuoi contenuti li traduce da solo mentre risponde. Sei sono invece le lingue dell'interfaccia dell'app ospite e dei contenuti che puoi caricare: italiano, inglese, tedesco, francese, spagnolo e olandese.
L'ospite deve scaricare qualcosa?
No. Inquadra il QR e la chat si apre nel browser del telefono, su iPhone e su Android allo stesso modo.
E se l'ospite non inquadra il QR?
Il QR è la scorciatoia per un indirizzo web, e quell'indirizzo puoi anche scriverglielo su un biglietto o mandarglielo per messaggio al check-in. Chi preferisce chiedere di persona continua a farlo come ha sempre fatto.
Mettere in piedi la struttura
Ho più di un appartamento: devo configurarli uno per uno?
Le cose che valgono per tutte le unità le scrivi una volta sola. Di ogni appartamento resta da dire quello che cambia davvero: il codice del portone, dove si parcheggia, come si accende il riscaldamento. La guida della casa, se ce l'hai scritta, la carichi e l'assistente ci cerca dentro quando un ospite chiede.
I consigli sul territorio li devo scrivere tutti io?
Scrivi quelli che dai davvero: la cantina dove mandi gli ospiti, il sentiero che parte dietro casa, l'orario del mercato. Li scrivi una volta in italiano e vengono raccontati a chi arriva nella sua lingua, senza che tu li traduca.
Dove si mette il QR se non ho camere?
Dove passa l'ospite: sulla colonnina della piazzola, alla reception dell'ingresso, sul bancone del bar, dentro le case mobili. Li generi dalla dashboard, uno per ogni piazzola o area comune, e li stampi come preferisci. La struttura resta una sola, perché il canone si paga per struttura e non per piazzola.
Quanto ci mette la mia struttura a essere operativa?
L'account si apre in 5 minuti. Il resto dipende da quanto vuoi far sapere all'assistente: servizi, orari e informazioni li aggiungi anche un po' alla volta. I documenti che hai già li carichi dalla dashboard, e l'assistente li indicizza per rispondere.
Chi prepara i QR delle camere?
Li generi dalla dashboard, uno per ogni camera o area comune, e li stampi come preferisci. C'è chi li mette in un cartoncino sul comodino e chi li fa incidere su una targhetta all'ingresso.
Per attivarlo serve qualcuno di tecnico?
No. Apri l'account, compili le informazioni della struttura e stampi il primo QR. Non c'è niente da installare, né in camera né sul computer della reception.
L'app che vede l'ospite può avere il mio logo e i miei colori?
Sì. Fra le impostazioni grafiche scegli quella che somiglia di più alla tua struttura, e le guardi in anteprima prima di decidere. Poi carichi il tuo logo, che compare in testata al posto del solo nome, e un'immagine di copertina per l'apertura. La scelta vale per tutte le camere e la cambi quando vuoi.
Ci sono strutture per cui non ha senso?
Sì. Se i tuoi ospiti fanno poche domande e te le fanno di persona senza che ti pesi, un concierge digitale ti aggiunge solo un pensiero. Ha senso quando le stesse domande tornano ogni giorno, arrivano fuori orario o in una lingua che non parli.
Posso vederlo funzionare prima di attivare?
Sì, e senza chiedere niente a nessuno: la demo è aperta e ci entri dal browser, esattamente come farebbe un tuo ospite. Per vedere anche il lato struttura, cioè la bacheca e le statistiche, bastano venti minuti insieme a noi. Una prova gratuita sulla tua struttura invece non c'è: attivando paghi il primo anno, e il rinnovo lo disdici quando vuoi.
Staff, gestionale e numeri
Devo cambiare il gestionale che usiamo?
No. ConSergio lavora accanto a quello che hai già: si occupa della conversazione con l'ospite e delle richieste che ne nascono, mentre camere e tariffe restano nel gestionale. Dove l'integrazione lo prevede, i due sistemi si scambiano le informazioni necessarie, e cosa si collega nel tuo caso te lo diciamo appena sappiamo quale usi. Se un gestionale non ce l'hai, puoi tenere tutto in ConSergio con Reservations, il modulo prenotazioni.
Chi dello staff vede le richieste?
Chi decidi tu. I ruoli separano quello che vede il titolare da quello che vede la reception, così chi sta al banco ha davanti le richieste da evadere senza avere accesso anche ai dati economici.
Come mi arriva la notifica di una richiesta?
Come notifica push del browser, sul telefono o sul computer dove l'hai attivata dalla dashboard, che puoi anche installare come app. Arriva anche a dashboard chiusa, a tutte le persone che quella richiesta la vedrebbero in bacheca, reparto per reparto. Su iPhone e iPad la dashboard va prima aggiunta alla schermata Home. SMS e telefonate invece no: se di notte vuoi essere svegliato per una perdita d'acqua, metti il tuo numero fra i contatti dell'app ospite, e l'ospite ti chiama con un tocco.
Le richieste arrivano anche da WhatsApp o dall'email?
No, arrivano dall'app ospite: dalla chat con l'assistente e dal catalogo dei servizi, che l'ospite apre dal QR. Con Reservations si aggiungono le richieste di prenotazione dal widget sul tuo sito, che ti arrivano anche per email. Il numero WhatsApp e il telefono della struttura li puoi mettere fra i contatti dell'app: l'ospite li trova lì, e quei messaggi restano fuori dalla bacheca.
Come faccio a sapere se gli extra rendono?
Ogni proposta lascia un segno: quante ne ha viste l'ospite e quante ha accettato. A fine mese vedi quanto ha portato il transfer, quanto la SPA e quali servizi non li chiede nessuno: sono i numeri per decidere su cosa insistere e cosa togliere dal listino.
Rischio di prendere due prenotazioni per la stessa camera?
Dentro ConSergio no: la disponibilità è una sola, e una camera occupata risulta occupata a chiunque la guardi dalla dashboard. Il rischio sta fra ConSergio e i portali. Le date vendute sui portali arrivano via iCal una volta l'ora, e se nel frattempo quella notte l'avevi già venduta tu la prenotazione non entra: compare come conflitto nella dashboard, e decidi tu quale tenere. Nell'altro verso iCal non porta niente, quindi le notti che vendi in ConSergio sui portali le chiudi a mano.
Funziona anche per un agriturismo?
Sì. In campagna le domande sono quelle della stagione e del posto: a che ora si cena, dove si parcheggia il furgone, se il sentiero dietro casa è percorribile col passeggino. Il concierge digitale le racconta nella lingua di chi le fa, anche mentre sei fra i tavoli.
Ho un bed and breakfast da quattro camere: non è sovradimensionato?
No, è la misura per cui è nato. In un B&B piccolo non c'è una reception, quindi le domande arrivano tutte sul tuo telefono e a ogni ora. ConSergio le prende lui: gli orari della colazione e i posti che consigli li scrivi una volta, e da lì risponde nella lingua di chi chiede. Il piano più piccolo copre le strutture fino a 5 camere.
Come si arriva a vendere più servizi durante il soggiorno?
Proponendoli nel momento in cui servono davvero. L'ospite chiede a che ora è la colazione e si sente dire che alle nove c'è la navetta per il centro: la prenotazione parte da lì, dentro la conversazione. È l'upselling che in reception faresti a voce, fatto con ogni ospite e a qualsiasi ora.
Posso dare accesso a tutto lo staff?
Sì. Ogni persona entra con il proprio accesso e con il ruolo che gli dai, Titolare o Reception, e oltre al ruolo può essere assegnata a un reparto, così le richieste della cucina non finiscono in mezzo a quelle della manutenzione.
Quanto costa, e per quanto
Quanto costa un concierge digitale, e per quanto mi impegno?
Il canone è annuale, uno per struttura, con il concierge AI incluso in tutti i piani. La cifra dipende dal paese in cui sta la struttura, e la pagina dei piani te la mostra per il tuo. L'impegno è di un anno: lo paghi all'attivazione, e il rinnovo lo disdici quando vuoi.
Il prezzo cambia se ho più camere?
Il canone è per struttura e non per camera: non paghi a camera. È però il numero di camere a decidere quale piano puoi attivare (fino a 5 camere l'Essential, fino a 20 il Plus, oltre il Premium), quindi con 8 camere il piano più piccolo è il Plus.
Cosa conta come messaggio?
Conta uno ogni domanda a cui l'assistente risponde, domanda e risposta insieme. Conta uno anche ogni richiesta inviata dal catalogo servizi, che però non viene mai rifiutata, nemmeno a tetto esaurito. Una ricerca su fonti esterne (ristoranti, eventi, cosa fare in zona) conta tre, perché costa di più. Il contatore è uno solo, e ci passano anche i messaggi del widget sul sito, se lo usi.
Cosa succede se finisco i messaggi del mese?
Ti avvisiamo per email quando ti avvicini al tetto, e di nuovo quando lo raggiungi. Da lì l'assistente si mette in pausa finché il conteggio del mese non riparte, e lo dice all'ospite, indicandogli la reception e il catalogo servizi, che resta sempre attivo. Se non vuoi aspettare puoi salire di piano, e il tetto nuovo vale da subito. Con Premium puoi invece autorizzare il consumo extra a pacchetti e proseguire in camera, con un tetto di spesa che decidi tu (il widget sul sito invece si ferma al tetto incluso).
Per quanto restano consultabili le conversazioni?
Dipende dal piano: 30 giorni con Essential, 12 mesi con Plus, 24 mesi con Premium. Lo storico serve a capire cosa chiedono i tuoi ospiti e quali domande sono rimaste senza risposta. Le conversazioni restano senza il nome dell'ospite: il soggiorno lo segna il tuo staff con camera e date, anche senza Reservations, e poche ore dopo il check-out il nome si cancella. Se il soggiorno non lo segni, la chat resta legata alla camera e un nome da cancellare non c'è.
Posso cambiare piano dopo?
Sì, in qualsiasi momento e in entrambe le direzioni. Parti da Essential e sali quando ti servono più messaggi, più camere o uno storico più lungo.
Cosa aggiunge + Reservations al piano?
Reservations è il modulo prenotazioni: il calendario camera per camera, le tariffe per periodo, le restrizioni di soggiorno e le date occupate sui portali, importate via iCal. Si aggiunge al Concierge su qualunque piano e cambia solo il canone annuale, che nella pagina dei piani vedi scegliendo “Concierge + Reservations”. Camere, messaggi e storico restano quelli del piano. Se un gestionale ce l'hai già e ci stai bene, puoi farne a meno.
Il widget di prenotazione c'è in tutti i piani?
No. Il widget di prenotazione e l'assistente AI sul sito si attivano con Reservations sui piani Plus e Premium. Con Essential + Reservations hai calendario, tariffe e disponibilità, e le prenotazioni dal sito restano fuori.
Ho ristorante, spiaggia e piscina: contano come strutture diverse?
No, un villaggio è una struttura sola e il canone è per struttura. I punti di servizio diventano voci del catalogo e reparti a cui smistare le richieste. Quello che cambia salendo di piano è quanto lo usi: i messaggi compresi ogni mese e le funzioni che si aggiungono.
Ho una baita sola: il canone ha senso?
Il piano Essential è pensato per le strutture fino a 5 camere e comprende il concierge multilingua. Il canone è annuale, e la cifra per il tuo paese la trovi nella pagina dei piani. Se apri solo qualche mese, fai il conto sull'anno intero: nei mesi di chiusura il canone non si sospende.
Cosa succede se voglio smettere?
Disdici il rinnovo quando vuoi, dalla tua area. L'anno già pagato resta tuo: il servizio va avanti fino alla scadenza, e da lì non ti addebitiamo più niente. Non c'è un investimento iniziale da ammortizzare, e quello che hai caricato lo esporti dalla dashboard prima di andartene.
La mia struttura chiude d'inverno: posso sospendere l'abbonamento?
No, il canone è annuale e copre anche i mesi in cui la struttura è chiusa. Nel frattempo i contenuti restano dove sono: alla riapertura ritrovi servizi, orari, risposte e QR come li avevi lasciati, e il primo ospite della stagione trova già tutto pronto. Se apri pochi mesi l'anno, metti il canone dell'anno intero accanto alla tua stagione prima di attivare.
Come si paga il canone?
Con carta, addebitata in automatico all'attivazione e poi a ogni rinnovo annuale. La fattura arriva via mail intestata alla tua struttura.
Ho due strutture: servono due abbonamenti?
Sì, il canone è per struttura, quindi due strutture sono due abbonamenti. Gestendole entrambe tu, dallo stesso accesso passi dall'una all'altra.
Noi e i dati dei tuoi ospiti
Chi c'è dietro ConSergio?
DevInterface SRL, software house di Bussolengo, in provincia di Verona. Non è un prodotto di altri che noi rivendiamo: lo scriviamo e lo manteniamo qui, quindi chi risponde al telefono lavora nella stessa azienda che ha fatto il software.
Dove stanno i dati dei miei ospiti?
Su server in Unione Europea. Fuori dall'Unione passano tre fornitori con sede negli Stati Uniti: il modello di OpenAI, che riceve la domanda e gli estratti necessari a rispondere, il servizio che spedisce le email di Reservations e del check-in online, e la rete che protegge il traffico verso la piattaforma. Con il Concierge, poi, di dati personali dei tuoi ospiti non ne raccogliamo: per aprire la chat basta inquadrare il QR, senza registrarsi e senza lasciare un contatto. Con il check-in online i dati d'identità ci sono, cifrati, e si cancellano entro due ore da quando Alloggiati Web acquisisce la schedina.
Se qualcosa non funziona, con chi parlo?
Con noi. Il supporto lo fa chi sviluppa il prodotto, non un servizio terzo: scrivi a info@consergio.ai o chiami il numero qui sotto. Nel piano Premium è compreso anche l'affiancamento nella configurazione.
I contenuti della mia struttura addestrano l'intelligenza artificiale?
No. Il modello riceve la domanda dell'ospite e gli estratti dei tuoi contenuti che servono a rispondere, e li usa per comporre quella risposta lì. Le API business con cui lavoriamo escludono l'uso di quei dati per l'addestramento, ed è il comportamento previsto dal contratto, non una casella che qualcuno da noi deve ricordarsi di spuntare.
Mi serve il DPA per il registro dei trattamenti. Dove lo trovo?
È pubblico, con l'elenco dei sub-responsabili e delle misure di sicurezza in fondo: lo leggi e lo scarichi da app.consergio.ai/legal/dpa, ed è lo stesso documento che accetti quando registri la struttura. Se ti serve una copia firmata scrivi a info@consergio.ai.
Chi è il titolare del trattamento dei dati dei miei ospiti?
La tua struttura. I contenuti che carichi e le conversazioni che i tuoi ospiti hanno con l'assistente restano tuoi, e noi li trattiamo per farti funzionare il servizio: nei termini del GDPR sei il titolare e noi il responsabile. È l'accordo sul trattamento a metterlo per iscritto.
Se la tua domanda non è qui, falla a noi.
Scrivi a info@consergio.ai o chiama il numero in fondo alla pagina. Le domande che ci arrivano finiscono qui dentro, quindi la tua serve anche a chi legge dopo di te.
Buona parte delle domande finisce sul prezzo: vedi i tre piani